# Analyse de l'Excel « EVENT TRACKER CHAYMAA.xlsx »

Fichier source : `docs/reference/EVENT TRACKER CHAYMAA.xlsx` — 3 onglets.

## 1. Onglet `TABLEAU` (et sa copie `A`) — registre des dossiers

**482 dossiers**, une ligne par dossier :

| Colonne | Contenu | Remarque pour l'ERP |
|---|---|---|
| CC | Chargé de compte | Utilisateur responsable du dossier |
| STE | Société : **MC** (417 dossiers) ou **ENDIRECT** (65) | ⇒ l'ERP doit être **multi-sociétés** (numérotation, devis, factures, mentions légales propres à chaque société) |
| N° DOSSIER | Numéro séquentiel (1 → 168…) | Numérotation automatique |
| CLIENT | Organisme (ministères, ambassades, fédérations, banques, entreprises…) | Fiche client avec ICE, IF, RC… |
| EVENEMENT | Intitulé de l'événement | Nom du projet |
| DATE | (non renseignée) | Dates de début/fin à rendre obligatoires |
| PHASE COMMERCIALE | Statut du dossier | Voir ci-dessous |
| Colonnes H → AM | Les 29 étapes clés par phase (Avant-projet, Étude, Préparation, Lancement, Exploitation, Évaluation/pré-clôture, Clôture/archivage) | Version courte de la procédure du TRACKER — non renseignée |

### Statuts réellement utilisés (sur 482 dossiers)

| Statut | Nb | | Statut | Nb |
|---|---|---|---|---|
| PERDU | 151 | | CONFIRME | 12 |
| PAYE | 63 | | DOSSIER INTERNE | 10 |
| ABANDONNE PAR L'AGENCE | 47 | | A TRAITER | 8 |
| DOSSIER REINTEGRE | 38 | | CLOTURE | 7 |
| ANNULE PAR LE CLIENT | 35 | | A REGULARISER | 6 |
| A FACTURER EN PROFORMA | 27 | | EN EXPLOITATION | 5 |
| IMPAYE | 19 | | ENVOYE EN INSTANCE | 4 |
| GRATUIT | 16 | | LEAD CHAUD / LEAD FROID | 3 / 2 |
| A FACTURER EN FINALE | 14 | | CONTRAT CADRE / CONTRAT ECHU | 3 / 2 |
| EN PREPARATION / EN BONNE VOIE / PRECLOTURE | 2 / 2 / 2 | | REPORTE / APPEL D'OFFRE | 1 / 1 |

**Lecture** : ce champ mélange trois informations distinctes. Dans l'ERP on les sépare :

1. **Statut commercial** : Lead froid → Lead chaud → À traiter → Devis envoyé → En instance / En bonne voie → **Confirmé** | Perdu | Annulé par le client | Abandonné par l'agence | Reporté. Type particulier : Appel d'offres, Contrat cadre (échu), Dossier interne, Gratuit.
2. **Statut opérationnel** : En préparation → En exploitation → Pré-clôture → Clôturé.
3. **Statut financier** : À facturer en proforma → À facturer en finale → Facturé → Payé | Impayé | À régulariser.

Le taux de perte (151 perdus + 82 abandonnés/annulés sur 482) justifie un **suivi commercial (pipeline)** dans le tableau de bord.

## 2. Onglet `TRACKER` — la procédure interne (cœur du métier)

Chaque dossier est une ligne ; chaque colonne est une **étape de la procédure qualité** (146 étapes effectives,
numérotées 1 → 151). Pour chaque étape, l'Excel définit :

- un **responsable** (rôle) ;
- une **échéance relative** à un jalon du dossier :
  - `Recp` = date de réception de la demande, `Recp+1`, `R+4`…
  - `REPERAGE 0/1/+2/+3` = date de la visite de repérage
  - `CONF+0…+4` = date de confirmation par le client
  - `EVENT-4 … EVENT+30` = date de l'événement
  - `P+0` = date de perte ; « Chaque samedi » = réunion hebdomadaire
- un **état** saisi à la main : `OK` (575), `NON` (244), `N/A` (813), `TBD`, une date, un nom, `CONTRAT`, `MAIL DE CONF`…

Les lignes sont regroupées par bloc d'état (*À traiter / commercial*, *Exploitation*, *Confirmé en préparation*,
*Instance ou en bonne voie*, *Événements passés*, *Perdus*, *Reportés*) avec un **code couleur par chargé de compte**
(Zineb, Khaoula, Marouane, Zahwa) et par état.

### Rôles rencontrés

`CC` chargé de compte · `SALES` / `SALES COOR` commercial / coordinateur commercial · `ASS` assistante ·
`TOP` direction · `DIR TECH` directeur technique · `CHA MISS` chargé de mission · `PLANIF` planification ·
`STOCK` magasin · `STUDIO` studio graphique · `3DEISTE` designer 3D · `PHOTOG` photographe ·
`ED` / `AT` / `ATL` / `MC` (à préciser : sociétés, équipes ou rôles ?) · chauffeurs.

### Ce que l'ERP doit en faire

- **Modèle de procédure paramétrable** (les 146 étapes ci-dessous, modifiables par l'administrateur) ;
- à la création d'un dossier, **génération automatique des tâches** avec responsable et **date limite calculée**
  dès que le jalon est connu (réception, repérage, confirmation, événement) ;
- états d'une tâche : *À faire*, *Fait* (date + qui), *Non applicable*, *En retard* (calculé) ;
- certaines étapes **produisent un document** de l'ERP (devis, bon de commande achat, fiche logistique, bon de sortie,
  ordre de mission, bon de retour, rapport de conformité, facture) : la tâche se coche toute seule quand le document est validé ;
- tableau de bord : **retards par dossier, par personne et par phase** — remplace l'Excel coloré.

### Liste complète des étapes

### Section A — Ouverture du dossier

| N° | Étape | Échéance | Responsable(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | Réception de la demande ou du brief | Recp | CC/T/ OP /ASS |
| 2 | Transcription oral ou téléphonique du brief | Recp | CC |
| 3 | Annonce dans le grp new opp | Recp | CC |
| 4 | AFFECTATION | Recp | SALES COOR |
| 5 | Recherche Intitulé de l'événement | EVENT-1 | CC |
| 6 | Création dossier ERP | Recp | CC |
| 7 | création Dossier physique | Recp | CC |
| 8 | création dossier siège | Recp | CC |
| 9 | ACTUALISATION DOSSIER SIEGE | Recp | CC |
| 10 | ENVOIE DE LINFO SUR RP PLANNIG | Recp | SALES |
| 11 | Planning event | Recp | CC / ASSI |
| 12 | Envoie sur le groupe planning évenement | Recp | ASS |
| 13 | info générales brief client et dossier siege | Recp | CC |
| 14 | Liste des prestationsModele | Recp | CC |
| 15 | Réunion qualification Présentation des livrables sect A | Recp+1 | CC MC / ED /ATL |

### Section B — Qualification, étude du brief, cadrage et analyse du besoin

| N° | Étape | Échéance | Responsable(s) |
|---|---|---|---|
| 17 | DECISION REPERAGE | Recp+1 | TOP/ DIRE TECH/ CHA MISS |
| 18 | Création du groupe wtp repérage/ équipe | Recp+1 | CHA MISS |
| 19 | Création du groupe COPIL CLT WTSP | Recp+1 | CHA MISS |
| 20 | Nomination de l'interlocuteur et information du client | Recp+1 | TOP/ DIRE TECH/ CHA MISS |
| 21 | Création du groupe wtp PRINCIPAL si necessaire a ce stade | Recp+1 | CHA MISS |
| 22 | Vérification des membres des groupe | Recp+1 | CHA MISS |
| 23 | NOMINATIONN RESPONSABLE REPERAGE |  | TOP/ DIRE TECH/ CHA MISS |
| 24 | demande de repérage grp dédié+ brief+ équipe+ CLIENT PRESENT | Recp+1 | CC |
| 25 | Fiche logistique de repérage+ VALIDATION | Recp+1 | PLANIF |
| 26 | Réunion prérepérage | Recp+1 | TOP/ DIRE TECH/ CHA MISS |
| 27 | Visite de repérage | REPERAGE 0 | TOP/ DIRE TECH/ CHA MISS |
| 28 | PV de la visite + envoi au client au client | REPERAGE 0 | CC |
| 29 | Envoi photos et vidéos filtrés + sauvegarde sur siege | REPERAGE 0 | TOP/ DIRE TECH/ CHA MISS |
| 30 | voice du responsable du repérage sur le grouipe | REPERAGE 0 | TOP/ DIRE TECH/ CHA MISS |
| 31 | Benchmark - rechrche de concept | REPERAGE 1 | CC |
| 32 | Préparation du MEMO 2D OU DA+ BC | REPERAGE 1 | CC |
| 33 | Préparation du MEMO 3D | REPERAGE 1 | CC |
| 34 | Rapport de visite sans plan | REPERAGE 0 | PALNIF |
| 35 | Validation du rapport + cadrage 3d et 2d | REPERAGE 1 | TOP |
| 36 | LIVRAISON 2D | REPERAGE 1 | DIR TECH |
| 37 | LIVRAISON 3D | REPERAGE 1 | 3 DEISTE |
| 38 | MAJ Liste des prestations V1 + sous-traités | REPERAGE 1 | CC |
| 39 | Envoi sur le groupe repérage | REPERAGE 1 | CC |
| 41 | Qualification du client | Recp | CC |

### Section C — Conception et proposition commerciale

| N° | Étape | Échéance | Responsable(s) |
|---|---|---|---|
| 42 | Préparation du DEVIS CLIENTS | RECP + R+1 REPERAGE +2 | CC |
| 43 | RECO ET PRESENETATION CLIENT | RECP + R+1 REPERAGE +2 | CC |
| 44 | Demande de devis FOURNISSEURS | Recp+1 REPERAGE +2 | CC |
| 45 | Référencemeen fournisseur confirmation anciens - | Recp+1 REPERAGE +2 | SAFIA ET ZAHWA |
| 46 | Validation du devis | Recp+2 Repérage +3 | TOP |
| 47 | Envoi du devis CLTS | Recp+2 Repérage +3 | CC |
| 48 | Mémos provisoires ED, | Recp+2 Repérage +3 | CC |
| 49 | Création du groupe wtp PRINCIPAL si necessaire a ce stade | Recp+2 Repérage +3 | CC |
| 50 | Cahier de Bord | Recp+2 Repérage +3 | CC |
| 51 | ORGANNIGRAME | Recp+2 Repérage +3 | CC |
| 52 | relance CLT | R+4 | CC |
| 53 | PERDU partage sur le groupe opp perdus | INDETERMINE | CC |
| 54 | traitement dossier annulé/perdus/rep | P+0 | CC |
| 55 | ENVOI Confirmation contrat boncommande+mail | R+4 | CC |
| 56 | Etape: confirmation, annonce sur le grp confirmation | R+5 | CC |

### Section D — Planification opérationnelle

| N° | Étape | Échéance | Responsable(s) |
|---|---|---|---|
| 58 | Mémos final ED/ v1/v2,, | CONF+0 | CC |
| 59 | MEMO affectation de l'event manager | CONF+0 | CC |
| 60 | MEMO affectation du photographe | CONF+0 | CC |
| 61 | MEMO STUDIO | CONF+0 | CC |
| 62 | Demande Envoi du programme DE L'EVENT et Accusé | CONF+0 | CC |
| 63 | Liste des prestations FINALE ET sous-traités | CONF+0 | CC |
| 64 | PLANNING DES PREPARATIF V1 | CONF+1 | CC/PLANIF |
| 65 | REUNION DE LANCEMENT | CONF+2 | CC/ TOP / ED AT |
| 66 | DEMANDE DES ELEMENTES GRAPIQUES | CONF+2 | studio |
| 67 | conception +aller retours + validation | CONF+2 | studio |
| 68 | ETAPE 1: BAT CLEINT J-4 | EVENT-4 | STUDIO |
| 69 | IMPRESSION | EVENT-3 | STUDIO |
| 70 | Remise des livrables client (print, ..) | EVENT-3 | STUDIO |
| 71 | Demande d'achat / Validation pouce | CONF+3 | CC/PLANIF |
| 72 | VALIDATION DES DEVIS UR GRP ACHAT | CONF+3 | TOP |
| 73 | Bon de commande Achat + VALIDATION POUCE | CONF+3 | CC/PLANIF |
| 74 | NDI FOURNISSEURS AVANT | CONF+3 | CC / PLANIF |
| 75 | AVANCE FRS | CONF+3 | CC / PLANIF |
| 76 | Facture fournisseurs | EVENT+1 | CC / PLANIF |
| 77 | Confirmation de tout les achat par le CC | EVENT-4 | CC |
| 78 | REUNION TECHNIQUE | CONF+4 | CC TOP /ED |
| 79 | Dress code MC-ED-ATL | CONF+4 | CAR MISSI |
| 80 | Contrôle de qualité | EVENT-3 | PLANIF/ STOCK |
| 81 | confirmation de disponibilité sur group | EVENT-3 | PLANI |
| 82 | Ramassage, | EVENT-3 | STOCK |
| 83 | Liste de collisage, emballage et dispatche | EVENT-3 | STOCK |
| 84 | EtIquetage | EVENT-3 | STOCK |
| 85 | Fiche logistique +COORDINATEUR | EVENT-3 | PLAN |
| 86 | Bon de sortie | EVENT-1 | PLAN |
| 87 | Ordre de mission | EVENT-1 | PLAN |
| 88 | preparer les defraiements provisoire | EVENT-1 | PLAN |
| 89 | Signer- vérifier et paiement des defraiements | EVENT-1 | PLAN |
| 90 | Accussé de reception du mémo | EVENT-1 | PLAN |
| 91 | Présentation Fiche logistique+ signature | EVENT-1 | PLAN |
| 92 | ETAPE 3: Présentation Bon de sortie +signature | EVENT-1 | PLAN |
| 93 | ETAPE 4: Présentation Ordre de mission+ signature | EVENT-1 | PLAN |
| 94 | Bon de sortie rouge | EVENT-1 | PLAN |
| 95 | recuperation de tout les enement | EVENT-1 | PLAN |
| 96 | etabliiseement Planning des installations et partage sur le groupe avc accusé | EVENT-1 |  |
| 97 | ROAD MAP | EVENT-2 | PLAN |
| 98 | Vérification des prestations prises en charge par le client | EVENT-2 | CC |
| 99 | Réunion la veille de l'évenement | EVENT-1 | CC/ED/AT |
| 100 | Vérification et pointage | EVENT-1 | CC/ PLAN |
| 101 | NOMINATION ET ENVOI prescurseur ou banquet hôtel | EVENT-1 | CC |
| 102 | Permanence ED | EVENT-1 |  |
| 103 | Permanence AT | EVENT-1 |  |
| 104 | Confirmation de l'event manager + defraiement +programme | EVENT-2 |  |
| 105 | NDI FOURNISSEURS LA VEILLE | EVENT-2 |  |
| 106 | GO / NO GO/stand by | EVENT-1 | cc/plani/diret / charge de mission |

### Section E — Phase d'exploitation

| N° | Étape | Échéance | Responsable(s) |
|---|---|---|---|
| 108 | Chargement | EVENT-1 | stock |
| 109 | PLAN DE CHARGEMENT camion ET PARTAGE SUR GROUPE | EVENT-1 | planif |
| 110 | Partage des photos par le stock et les chauffeurs | EVENT-1 | chauffeurs/stock |
| 111 | Acheminement | EVENT-1 | planif |
| 112 | Dechargement | EVENT-1 | ED / AT |
| 113 | DISPATCH | EVENT-1 | ED / AT |
| 114 | inspection qutidienne in situ ou par visio et mise a jour quotidiennes des dates | EVENT-1 | DIRT TECH HAR MISS |
| 115 | ETAPE 1: Installation, test et repetitions | EVENT-1 | ED / AT |
| 116 | brief du cc et supervision des prestaires externe avec le cc et le coordonnateur | EVENT-1 | DIRT TECH HAR MISS |
| 117 | Partage des photos et vidéos par le coordinateur | EVENT-1 | ED / AT |
| 118 | Permanence équipe événement sur place | EVENT-1 | ED/ AT |
| 119 | Inspection du site par la direction Prospection | EVENT 0 | DIR TE / CHAR MISSI |
| 120 | Exploitation | EVENT 0 | ED/ AT |
| 121 | LETTRE DE REMERCIMENTS | EVENT +1 | CC |
| 122 | livraison des livrables pour les RS - RP CLIENTS | EVENT +1 | PHOTOG |
| 123 | Démontage | EVENT +1 | ED/ AT |
| 124 | Chargement | EVENT +1 | ED/ AT |
| 125 | acheminement | EVENT +1 | ED/ AT |
| 126 | Dechargement | EVENT +1 | ED/ AT |
| 127 | ETAPE 6: Bon de retour V1-V2-,, | EVENT +1 | STOCK |
| 128 | pointage quanti et quali | EVENT +1 | STOCK |
| 129 | ETAPE 7: Rapport de conformité (stock) | EVENT +1 | STOCK |
| 130 | Remise dans le stock | EVENT +1 | STOCK |
| 131 | Recupération et sauvegarde des 2D, 3D, photos et vidéo | EVENT +2 | CC |
| 132 | ETAPE 1: Réunion d'évaluation et de prélôture | Chaque Samedi | ED/AT/MC |
| 133 | PREPARATION du bon de sortie rouge dans le devis et la facture |  | ED |

### Section F — Évaluation et pré-clôture

| N° | Étape | Échéance | Responsable(s) |
|---|---|---|---|
| 134 | Intégration du bon de sortie rouge dans le devis et la facture | EVENT+1 | CC |
| 135 | ETAPE 2: Facturation (validation DG ) | EVENT+2 | CC |
| 136 | Récupération de la RAS | EVENT+2 | CC |
| 137 | ETAPE 3: Livraison des livrables | EVENT+2 | CC |
| 138 | ETAPE 4: Clôture des achats | EVENT+2 | CC |
| 139 | Préparation des bordereaux de paiement | EVENT+2 | CC/PLAF |
| 140 | Paiement des frs | EVENT+30 | CC/ZAHWA |
| 141 | ETAPE 5: Demande Attestation de référence | EVENT+2 | CC |
| 142 | ETAPE 8: Suivi du recouvrement | EVENT+30 | CC |
| 144 | ETAPE 2: Présentation de la preuve de paiement | EVENT+30 | CC |
| 145 | ETAPE 3: Réception de l'attestation de ref | EVENT+30 | CC |
| 146 | ETAPE 4: Archivage du dossier | EVENT+30 | CC |
| 147 | ACTUALISATION DOSSIER SIEGE | EVENT+30 | CC |
| 148 | ARCHIVAGE PHYSIQUE |  | CC |

### Section G — Clôture et archivage

| N° | Étape | Échéance | Responsable(s) |
|---|---|---|---|
| 149 | Archivage des photos | EVENT+2 | CC |
| 150 | ETAPE 1: Réunion de clôture et d’archivage | Samedi | MC AT |
| 151 | Validation par othmane | EVENT+30 | CHAR G MISIS |
|  | DISFONCTIONNEMENTS |  |  |