# Cahier des charges fonctionnel — ERP location de matériel & événementiel > Version 0.1 — à valider avec le client. > Bases : analyse RENTMAN ([01](analyse/01-analyse-rentman.md)) et Excel de suivi actuel ([02](analyse/02-analyse-excel.md)). ## 0. Contexte | | | |---|---| | Client | Groupe marocain de location de matériel et d'organisation d'événements — 2 sociétés : **MC** et **ENDIRECT** | | Utilisateurs | ~10 (direction, chargés de compte, planification, stock, studio, techniciens/terrain) | | Langue | Français | | Devise / fiscalité | MAD, TVA marocaine (20 % par défaut, taux paramétrables) | | Référence | RENTMAN (fonctionnel) + procédure interne de 146 étapes (Excel TRACKER) | | Supports | Application web (bureau) + **version mobile terrain** (smartphone, utilisable hors connexion) | ## 1. Rôles et droits | Rôle | Accès principal | |---|---| | **Directeur (TOP)** | Tout, en lecture ; tableau de bord ; validations (devis, achats, factures) | | **Administrateur** | Paramétrage, utilisateurs, modèles de procédure et de documents | | **Chargé de compte (CC)** | Ses dossiers : clients, devis, contrats, factures, tâches | | **Planification** | Planning personnel / véhicules / matériel, fiches logistiques, ordres de mission | | **Stock / magasin** | Matériel, sorties/retours (scan), maintenance, inventaires | | **Studio / 3D / photographe** | Tâches qui leur sont assignées, dépôt des livrables | | **Terrain (technicien, chauffeur, chargé de mission)** | Application mobile : planning perso, missions, check-lists, scan, photos, pointage | Droits configurables par rôle **et par société** (un utilisateur peut travailler pour MC, ENDIRECT ou les deux). ## 2. Modules ### M1 — Dossiers / Projets (cœur) - Dossier = un événement ou une location. Champs : société, n° (séquence par société), client, contact, intitulé, type (événement, location sèche, contrat cadre, appel d'offres, interne, gratuit), lieu, dates (réception de la demande, repérage, confirmation, montage, événement début/fin, démontage, retour), chargé de compte, équipe, couleur, étiquettes. - **Trois statuts séparés** (voir analyse Excel) : commercial, opérationnel, financier — avec historique. - **5 voyants d'avancement** façon RENTMAN, étendus : Matériel · Personnel · Transport · Devis/Contrat · Facturation · Procédure (tâches). - Sous-projets / phases (ex. plusieurs sites ou jours). - Onglets de la fiche : Général · Procédure · Matériel · Équipe & véhicules · Achats & sous-traitance · Finance · Documents & photos · Journal. - Motif obligatoire pour Perdu / Annulé / Abandonné / Reporté (statistiques de perte). ### M2 — Procédure qualité (spécifique client, absent de RENTMAN) - **Modèles de procédure** paramétrables : sections A→G, étapes, rôle responsable, échéance relative (`Réception ± n`, `Repérage ± n`, `Confirmation ± n`, `Événement ± n`, récurrence hebdomadaire), étape obligatoire ou facultative, document lié. - Import initial des **146 étapes** de l'Excel TRACKER. - Génération automatique des tâches à la création du dossier ; dates recalculées si un jalon change. - États : À faire / Fait (date, auteur) / N/A / En retard. Commentaire et pièce jointe par étape. - Vue **Kanban** et vue **grille** (équivalent de l'Excel : dossiers en lignes, étapes en colonnes, couleurs). - Notifications : tâche assignée, échéance J-1, retard (à l'intéressé et au directeur). - Remplace les annonces dans les groupes WhatsApp (« new opp », « confirmation », « perdus ») par un **fil d'activité** et des notifications. ### M3 — Matériel & stock - Catalogue : catégories, articles (code, nom, photo, prix de location/jour, prix de vente, coût de remplacement, poids/volume), **kits** (combinaison virtuelle) et **flight-cases** (combinaison physique). - Gestion **par quantité** (consommables, câbles) ou **par numéro de série** (réf. interne, n° fabricant, QR / code-barres, emplacement, état, dates d'achat et de remplacement). - Plusieurs entrepôts / emplacements. - **Disponibilité en temps réel** par période (stock − réservé + sous-loué), alerte de **pénurie** à la saisie d'un devis. - **Sous-location** chez un fournisseur pour couvrir une pénurie (bon de commande lié au dossier). - Articles à la vente / consommables avec seuil de stock critique. - **Sorties et retours** : bon de sortie, liste de colisage, plan de chargement, scan QR, bon de retour, pointage quantitatif et qualitatif, **rapport de conformité** (manquants, casse) → matériel perdu / à réparer, refacturation possible. - Maintenance : réparations, inspections périodiques (ex. nettoyage annuel), matériel à inspecter, inventaires. - Tableau entrepôt du jour : ce qui part, ce qui revient, statut par dossier (À préparer → Prêt → Sur site → Retour attendu → Retourné). ### M4 — Devis, contrats & facturation - **Devis** depuis la fiche dossier : lignes matériel (quantité × jours × prix, coefficient de durée), prestations, personnel, transport, sous-traitance, remises (ligne / globale), frais ; **versions** (V1, V2…) ; marge prévisionnelle (coûts internes et achats) visible seulement en interne. - Validation interne (directeur) avant envoi ; envoi par e-mail en PDF ; suivi (envoyé, relancé, accepté, refusé). - **Contrat / bon pour accord** : conditions générales, caution, signature (scan du bon de commande client). - **Facturation** : proforma, acompte, facture finale, **avoir** ; intégration des écarts du bon de retour (« bon de sortie rouge ») ; échéancier ; numérotation **continue et sans trou par société et par année** ; facture non modifiable une fois émise. - **Mentions légales marocaines** : raison sociale, forme, capital, adresse, **ICE, IF, RC, Patente, CNSS** de la société, **ICE du client**, détail HT / TVA par taux / TTC, montant TTC **en toutes lettres**, conditions et délai de paiement. - **Recouvrement** : encaissements (virement, chèque, espèces, effet), partiels, relances, retenue à la source (RAS) lorsqu'elle s'applique, attestation de référence, preuve de paiement. - **Achats** : demande d'achat → validation → bon de commande fournisseur → facture fournisseur → paiement (avances, bordereaux). - Exports Excel / PDF pour le comptable. ### M5 — Personnel & véhicules - Fiches : salariés, freelances (fréquents / autres), intermittents ; fonctions et tarifs (jour/heure) ; compétences ; documents. - **Planning** façon RENTMAN : Gantt dossiers × personnes / véhicules, besoins par fonction, couverture « pourvu / requis » par jour, détection des conflits et indisponibilités (congés). - Invitations envoyées au terrain (disponibilité / affectation définitive), réponse depuis le mobile. - **Ordre de mission**, **défraiements** (provisoires → validés → payés), dress code, fiche logistique. - Pointage des heures (mobile) ; comparaison planifié / réalisé ; coût de personnel par dossier. - Véhicules : immatriculation, contrôle technique, assurance, vidange, planning, chauffeur. - Congés : demande, validation, solde. ### M6 — Contacts (CRM léger) - Clients, fournisseurs, sous-traitants, lieux d'événements ; contacts multiples ; identifiants légaux (ICE, IF, RC). - Historique : dossiers, devis, CA, impayés ; référencement des fournisseurs. - Pipeline commercial : lead froid → lead chaud → devis → gagné / perdu (motif). ### M7 — Application mobile terrain Pensée pour un écran de téléphone, grandes zones tactiles, **fonctionne hors réseau** (synchronisation au retour du réseau). - « Ma journée » : missions, horaires, adresse (lien GPS), contacts sur place, programme de l'événement, dress code. - Accepter / refuser une invitation ; voir son planning. - **Scanner** (caméra) le matériel à la sortie, sur site et au retour ; signaler une casse ou un manquant (photo). - Check-lists du jour (chargement, déchargement, installation, tests, démontage) ; GO / NO GO. - **Photos et vidéos** rattachées au dossier (repérage, installation, exploitation). - Rapport de repérage (formulaire + photos + note vocale). - Pointage début / fin ; défraiements. - Accès au **tableau de bord** pour le directeur en déplacement. ### M8 — Tableau de bord du directeur Objectif : **comprendre la situation en 10 secondes**, sur ordinateur et sur téléphone. Filtre société (MC / ENDIRECT / les deux) et période. 1. **Bandeau d'alertes** (rouge = à traiter aujourd'hui) : tâches de procédure en retard, pénuries de matériel, postes non pourvus, factures échues, devis sans réponse depuis plus de X jours, matériel non revenu, véhicules (contrôle technique). 2. **Indicateurs clés** : CA facturé du mois / de l'année (vs N-1), encaissé, **reste à encaisser** (dont échu), carnet de commandes confirmé, pipeline pondéré, taux de transformation, marge estimée. 3. **Les dossiers en cours** : une ligne par dossier, avec les **voyants d'avancement** et la prochaine échéance — triés par date d'événement. 4. **Cette semaine** : événements, sorties et retours de matériel, équipes mobilisées. 5. **Taux d'occupation** du matériel et du personnel. 6. **Charge par chargé de compte** : dossiers actifs, tâches en retard. 7. Analyses : CA par client, par type d'événement, par société ; motifs de perte ; top matériel loué. Chaque chiffre est cliquable vers la liste détaillée. ### M9 — Paramétrage & transverse - Sociétés (identifiants légaux, logo, RIB, modèles de documents, séquences de numérotation). - Utilisateurs, rôles, droits ; modèles de procédure ; statuts ; taux de TVA ; conditions générales. - Recherche globale ; listes avec filtres, vues enregistrées, export Excel ; pièces jointes ; journal des modifications (qui, quand, quoi). - Notifications (dans l'application, e-mail, push mobile). - Sauvegardes automatiques quotidiennes. ## 3. Reprise de l'existant - Import des 482 dossiers de l'Excel (n°, société, client, intitulé, statut converti en 3 statuts). - Import de la liste des clients (dédoublonnage : ex. « EN DIRECT » / « ENDIRECT »). - Import du catalogue matériel et du personnel (à fournir par le client, format Excel). - Import des 146 étapes comme modèle de procédure. ## 4. Hors périmètre (V1) Comptabilité générale, paie, liaison bancaire, facture électronique DGI (à prévoir dès que l'obligation s'appliquera à la société), boutique en ligne, application native publiée sur les stores (la V1 est une application web installable, voir architecture). ## 5. Points à valider avec le client 1. Signification de **ED**, **AT/ATL**, **MC** dans les responsables de l'Excel (sociétés, équipes, rôles ?). 2. Des sociétés autres que MC et ENDIRECT ? Partagent-elles le même stock de matériel et le même personnel ? 3. Modèles actuels de **devis, facture, bon de sortie, ordre de mission** (exemples PDF/Word). 4. Mode de tarification : prix par jour ? coefficient dégressif selon la durée ? forfaits ? 5. Volume du parc : nombre d'articles, part suivie par numéro de série, présence d'étiquettes / codes-barres. 6. Les 146 étapes sont-elles toutes à garder, ou faut-il une version allégée selon le type de dossier (location sèche vs événement) ? 7. Qui valide quoi (devis, achats, factures, défraiements) et à partir de quel montant ?